Centre d'Aide

Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Étudiants → puis sur le bouton "+ Ajouter Nouveau". Remplissez le nom, l'e-mail, le téléphone, sélectionnez la discipline et le grade de ceinture. Cliquez sur Enregistrer. Un mot de passe temporaire et un code QR seront générés automatiquement.

Allez dans Tableau de Bord → Étudiants. Cliquez sur n'importe quelle carte d'étudiant pour ouvrir son profil complet. Vous pouvez mettre à jour le grade de ceinture, ajouter/supprimer des bandes, modifier les infos de contact, définir les frais mensuels et changer la date d'échéance. Toutes les modifications sont enregistrées automatiquement.

Dans n'importe quel profil d'étudiant, faites défiler jusqu'à la barre d'actions en bas. Cliquez sur "Archiver" pour masquer l'étudiant de la liste active (utile pour les pauses), ou "Supprimer" pour supprimer définitivement toutes ses données.

Naviguez vers Tableau de Bord → Groupes. Cliquez sur "Nouveau Groupe", nommez-le (par exemple, "Cours Enfants"), puis retournez dans Étudiants et utilisez la fonction d'attribution en masse pour ajouter des étudiants à ce groupe.

Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Séances → "Créer une Nouvelle Séance". Choisissez une date dans le calendrier, définissez l'heure de début/fin, choisissez un professeur dans le menu déroulant, et sélectionnez quels groupes ou étudiants individuels sont invités. Cliquez sur Publier.

Pendant le cours, allez dans Séances → cliquez sur la séance active d'aujourd'hui. Vous verrez une liste des étudiants invités. Cliquez sur le badge de statut à côté de chaque nom : Présent (vert), Absent (rouge), ou En Retard (orange). Le système compte automatiquement les cours pour la promotion de ceinture.

Les étudiants ouvrent leur carte numérique sur leur téléphone et montrent leur code QR unique. Le personnel le scanne en utilisant la page de Pointage (accessible depuis la navigation supérieure ou à /checkin). La présence est enregistrée instantanément sans taper de noms.

Allez dans Séances → onglet Rapports. Utilisez les filtres en haut : choisissez une plage de dates, sélectionnez un groupe, ou recherchez par nom d'étudiant. Vous verrez les pourcentages de présence, les comptes d'absences et les barres de progression de ceinture.

Allez dans Tableau de Bord → Étudiants → cliquez sur n'importe quel étudiant. Dans son profil, trouvez la section "Facturation". Entrez le montant des frais mensuels et choisissez la date d'échéance (par exemple, le 1er de chaque mois). Le système générera automatiquement des factures ce jour-là.

Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Facturation → "Créer une Facture". Sélectionnez un ou plusieurs étudiants dans la liste, ajoutez des lignes d'articles (frais mensuels, produits de la boutique, remises), et cliquez sur Générer. Une facture PDF est créée et peut être envoyée par e-mail ou imprimée.

Dans la page Facturation, vous verrez un tableau de toutes les factures. Cliquez sur le menu déroulant de statut sur n'importe quelle ligne pour la marquer comme Payée, Partielle, ou En Retard. Cliquez sur le nom d'un étudiant pour voir son historique de paiement complet.

Allez dans Tableau de Bord → Paramètres → onglet Facturation. Vous pouvez ajouter les coordonnées bancaires de votre académie et les instructions de paiement personnalisées. Celles-ci apparaîtront sur chaque facture générée. Remarque : nous ne stockons AUCUNE donnée de carte de crédit.

Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Boutique → Produits → "Ajouter un Nouveau Produit". Téléchargez une photo de produit, écrivez le nom, définissez le prix et la quantité en stock, et choisissez une catégorie (Gants, Ceintures, Suppléments, etc.). Cliquez sur Enregistrer pour le lister dans la boutique.

Allez dans Boutique → Inventaire. Vous voyez un compte de stock en temps réel pour chaque produit. Quand un article est vendu, le compte baisse automatiquement. Si le stock descend sous votre seuil défini, une alerte rouge "Stock Faible" apparaît.

Quand un étudiant passe une commande via son portail, allez dans Boutique → Commandes. Cliquez sur la commande pour l'ouvrir, puis mettez à jour le statut étape par étape : En Traitement → Expédié → Livré. Une facture est générée automatiquement pour chaque vente.

Naviguez vers Boutique → Paramètres. Vous pouvez définir le nom d'affichage de votre boutique, la devise par défaut (USD, EUR, etc.), le pourcentage de taxe, et le texte de la politique d'expédition. Ces paramètres s'appliquent à tous les produits et factures.

Allez dans Tableau de Bord → Règles de Promotion. Cliquez sur "Ajouter une Ceinture". Entrez le nom de la ceinture (par exemple, "Jaune"), choisissez sa couleur dans le sélecteur, et définissez sa position dans l'ordre. Répétez pour toutes les ceintures : Blanche → Jaune → Orange → Verte → Bleue → Violette → Marron → Noire.

Dans la page Règles de Promotion, cliquez sur n'importe quelle carte de ceinture pour l'expandre. Définissez combien de bandes elle a (par défaut 4) et entrez le nombre de cours qu'un étudiant doit suivre pour gagner chaque bande. Cliquez sur Enregistrer les Règles.

Une fois les règles définies, le système fonctionne automatiquement. Quand un étudiant atteint le nombre requis de cours, une bande est ajoutée à son profil. Quand toutes les bandes sont remplies, l'étudiant apparaît comme "Prêt pour la Promotion" avec un badge vert.

À tout moment, allez dans Tableau de Bord → Étudiants → cliquez sur un étudiant. Dans son profil, cliquez sur le bouton "Promouvoir" à côté de sa ceinture actuelle. Cela met instantanément à jour son grade de ceinture, indépendamment de la progression des bandes.

Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Personnel → "Inviter un Membre du Personnel". Entrez son adresse e-mail, sélectionnez son rôle (Manager, Instructeur, Réceptionniste), et cochez les permissions dont il a besoin : Présence, Facturation, Boutique, ou Analytique. Cliquez sur Envoyer l'Invitation.

Dans Personnel → onglet Permissions, vous voyez une matrice de tous les membres du personnel et leurs niveaux d'accès. Activez/désactivez les interrupteurs pour chaque personne. Donnez l'accès uniquement à ce dont ils ont besoin — cela garde vos données sécurisées.

Allez dans Tableau de Bord → Professeurs. Cliquez sur "Ajouter un Professeur", entrez son nom et e-mail, et assignez-le à des disciplines (par exemple, BJJ, Boxe). Ils apparaîtront dans le menu déroulant des professeurs lors de la planification des séances.

Si un membre du personnel part, allez dans Personnel → cliquez sur son nom → cliquez sur "Désactiver". Son compte devient inactif mais son historique (présences prises, factures créées) est préservé. Vous pouvez le réactiver plus tard si nécessaire.

Allez dans Tableau de Bord → Paramètres → onglet Profil. Téléchargez le logo de votre académie, entrez le nom officiel, choisissez le type de discipline (BJJ, Karaté, Boxe, etc.), et ajoutez les coordonnées. Ceux-ci apparaissent sur les cartes numériques des étudiants et les factures.

Dans Paramètres → onglet Anniversaire, écrivez un message de félicitations par défaut (par exemple, "Joyeux Anniversaire ! Profitez d'un cours gratuit de notre part !"). Ce message se remplit automatiquement quand vous cliquez sur "Envoyer les Vœux" pour l'anniversaire d'un étudiant.

Allez dans Paramètres → Notifications. Activez les alertes que vous souhaitez : Alertes d'absence, Rappels d'échéance de frais, Avertissements de stock faible. Vous pouvez aussi connecter votre compte Gmail pour l'envoi automatisé d'e-mails directement depuis la plateforme.

Dans Paramètres → Sécurité, activez l'Authentification à Deux Facteurs (2FA) en utilisant une application d'authentification. Vous pouvez aussi voir votre activité de connexion récente pour repérer tout accès suspect. Utilisez toujours un mot de passe fort et unique.

Les étudiants visitent le lien "Portail Étudiant" (affiché dans le pied de page de la page d'accueil ou à /student-portal). Ils se connectent avec l'e-mail et le mot de passe temporaire que vous leur avez donné en ajoutant l'étudiant. Ils doivent changer le mot de passe après la première connexion.

Après connexion, chaque étudiant voit sa carte numérique sur le tableau de bord. Elle montre sa photo, la couleur de sa ceinture actuelle, le nombre de bandes, le logo de l'académie, et un code QR unique. Ils peuvent faire une capture d'écran ou la montrer sur leur téléphone à l'académie.

Dans le portail, les étudiants cliquent sur "Ma Progression" pour voir leur nombre total de présences, leur grade de ceinture actuel, combien de bandes ils ont, et un historique complet de tous les cours suivis avec les dates.

Les étudiants cliquent sur l'onglet "Boutique" dans leur portail. Ils voient tous les produits avec photos et prix. Ils peuvent ajouter des articles au panier et passer une commande. Le propriétaire de l'académie est notifié et traite la commande depuis le tableau de bord admin.